Participar en una feria es una inversión estratégica importante para cualquier empresa. Es la oportunidad de conectar cara a cara con clientes potenciales, presentar novedades y fortalecer tu imagen de marca. Pero para que tu presencia sea un éxito, necesitas un stand que no solo atraiga miradas, sino que también sea funcional y cumpla tus objetivos. El primer paso para conseguirlo es solicitar un presupuesto a empresas especializadas en diseño y montaje de stands. Sin embargo, ¿cómo te aseguras de que las propuestas que recibas sean precisas, comparables y se ajusten realmente a tus necesidades? La respuesta está en preparar un buen briefing.

Imagina que pides a un arquitecto que diseñe \»una casa\». Sin más detalles, podrías recibir desde una cabaña minimalista hasta una mansión ostentosa. Lo mismo ocurre con los stands. Un briefing es un documento detallado que actúa como hoja de ruta para la empresa de diseño y montaje. Les proporciona toda la información necesaria para entender tus necesidades, objetivos, limitaciones y expectativas.

1. Propuestas Precisas: Las empresas podrán cotizar de forma ajustada a tus requerimientos reales, evitando sorpresas o costes ocultos.
2. Ahorro de Tiempo: Minimiza el ir y venir de preguntas y aclaraciones, agilizando el proceso.
3. Comparación Justa: Si pides presupuesto a varias empresas con el mismo briefing detallado, podrás comparar \»manzanas con manzanas\».
4. Mejores Resultados: Un buen briefing es la base para un diseño que realmente funcione y te ayude a alcanzar tus metas en la feria.

Para que tu solicitud de presupuesto sea efectiva, asegúrate de incluir, como mínimo, los siguientes puntos clave:

1. Información sobre tu Empresa: * Nombre de la empresa y persona de contacto (email, teléfono). * Descripción breve de la empresa y sector. * Manual de identidad corporativa (logotipo en formato vectorial, colores corporativos, tipografías) o enlaces a recursos de marca. * Web y redes sociales (para que entiendan vuestro estilo de comunicación).

2. Detalles del Evento: * Nombre completo de la feria o congreso. * Fechas y lugar (ciudad, recinto ferial). * Número de stand asignado y ubicación en el plano (si ya lo tienes). Es crucial saber si es isla, esquina, pasillo, etc. * Plano del pabellón con tu ubicación marcada (si es posible). * Normativas específicas del recinto o feria (alturas máximas, materiales permitidos, etc.).

3. Especificaciones del Stand: * Dimensiones exactas: Metros cuadrados (ej. 6x4m = 24m²) y número de lados abiertos (1, 2, 3 o 4 – isla). * Altura máxima permitida por la organización ferial. * Necesidades de servicios: Puntos de luz (indicar potencia estimada), tomas de corriente, conexión a internet, agua (si aplica).

4. Objetivos y Estrategia: * ¿Por qué participas en esta feria? (Ej: generar leads, lanzar un producto, reforzar imagen de marca, buscar distribuidores, realizar networking). Prioriza el objetivo principal. * ¿Quién es tu público objetivo en la feria? (Perfil de visitante que quieres atraer). * Mensaje clave que quieres comunicar. * Productos o servicios a exponer/demostrar. ¿Necesitan espacio específico, vitrinas, soporte especial? * Actividades planeadas en el stand: Demos, reuniones, presentaciones, cóctel, etc.

5. Requisitos de Diseño y Funcionalidad: * Estilo deseado: Moderno, minimalista, industrial, cálido, tecnológico, etc. Puedes incluir imágenes de referencia de stands que te gusten (o disgusten). * Zonas necesarias: Mostrador de recepción, zona de exposición de producto, área de reuniones (abierta, semi-privada, privada), almacén (imprescindible), zona de descanso/café, espacio para demos. * Elementos tecnológicos: Pantallas (tamaño, cantidad, contenido a mostrar), tablets, elementos interactivos, sonido, iluminación específica. * Mobiliario: Mesas, sillas, taburetes, sofás, etc. (cantidad y estilo aproximado). * Gráfica: Necesidades de impresión (lonas, vinilos, cartelería) y dónde te gustaría aplicarla. * ¿Tienes algún elemento propio que quieras reutilizar? (Mobiliario, tecnología, gráfica).

6. Presupuesto: * Rango presupuestario estimado o máximo. Sé realista. Indicar un presupuesto (aunque sea aproximado) ayuda a las empresas a ofrecer soluciones viables. * ¿Qué debe incluir el presupuesto? (Diseño, fabricación, transporte, montaje, desmontaje, alquiler de mobiliario, tecnología, gráfica, gestión de servicios con la feria…). Aclara qué servicios necesitas que coticen.

7. Plazos y Fechas Clave: * Fecha límite para recibir las propuestas. * Fecha estimada de adjudicación/decisión. * Fechas oficiales de montaje y desmontaje de la feria.

• Sé claro y conciso: Evita ambigüedades.
• Aporta referencias visuales: Una imagen vale más que mil palabras. Crea un pequeño moodboard si puedes.
• No temas preguntar: Si tienes dudas sobre qué incluir, consulta con las empresas de stands.
• Planifica con antelación: No dejes la solicitud de presupuestos para el último momento. Un buen diseño y montaje requieren tiempo.

Pedir un presupuesto para un stand de feria puede parecer una tarea más en la larga lista de preparativos, pero hacerlo bien es fundamental. Un briefing detallado y bien estructurado no es un capricho, es la herramienta esencial para asegurar que las propuestas que recibas sean relevantes, comparables y, sobre todo, para que el resultado final –tu stand– sea un verdadero motor de éxito en tu próxima feria. Invierte tiempo en tu briefing, ¡tu futuro stand te lo agradecerá!